「業務改善」成功はデータで現状を正しく知ることから!~業務可視化ツール「CICERO(シセロ)」活用事例~

働き方改革を背景に、多くの企業が「業務改善」に取り組んでいます。ところが、「何をしたらいいかわからない」「RPAを導入したが効果が出ない」など、順調に進まないことも多いようです。業務改善は、なぜうまくいかないのでしょうか?

業務改善のよくある失敗と成功のポイントを、ADDIXデジタルオペレーション事業部(株式会社ADDIX C&S)開催セミナーの内容から、業務可視化ツール「CICERO(シセロ)」の事例を交えてご紹介します。

※株式会社ADDIX C&Sは、BPR領域・BPO領域にて業務効率化によるコスト削減のコンサルティングを行っています。

株式会社ADDIX C&S 東京オフィス マネージャー 三浦純二

(※株式会社ADDIX C&S 東京オフィス マネージャー 三浦純二)

<セミナー概要>
タイトル:間違えた『業務改善』は今日からでも変えられる!~速攻コスト削減5つのDoセミナー~」

開催日:2019年11月20日(水)
開催場所:株式会社ADDIX
講師:株式会社ADDIX C&S 東京オフィス マネージャー 三浦純二
ハートコア株式会社 DX事業本部 Sales Unit Department Manager 中村路夫

【目次】
・その課題、本当に「RPA」で解決できますか?
・業務改善は、自社の「課題」の抽出からはじめよう
・業務分析には、客観性のあるファクトデータが必要
・業務をタスクレベルで可視化する「CICERO(シセロ)」
・業務改善における「CICERO(シセロ)」活用事例
 ―事例1:RPAを入れればコストは削減できる?
 ―事例2:本当に改善すべき対象は?
【まとめ】業務改善の成功は、多角的なデータから

その課題、本当に「RPA」で解決できますか?

限られた時間と労働力の中で企業が成長しつづけるためには、業務効率化による生産性向上が欠かせません。

働き方改革推進の動きを背景に、業務効率を上げようとRPAによる自動化を進める企業が増えています。しかし、効率化の切り札として導入したはずのRPAが、せっかく入れてもうまく動かない、動かしても改善の効果が出ない、といったことも起こっています。

RPAが得意とするのは「繰り返しのプロセス」の自動化による効率アップです。代表的なものは、コピー&ペーストを何百回も繰り返すような作業。こういった定型業務の割合が多い仕事では、RPAの効果が得られる可能性が高くなります。しかし実際の業務は繰り返しのプロセスだけではありません。

自社の課題を考えず「生産性を高めるためには、RPAだ!」と短絡的に進めてしまうと、導入のプロセス自体が時間やコストの無駄になってしまうのです。

業務改善は、自社の「課題」の抽出からはじめよう

では、業務改善はどのように進めたらよいのでしょうか? 業務改善の成功には、非効率なプロセスや人員のスキル不足などの「課題」を見つけ出し、その課題に対する適切な「解決手段」を実行していくことが重要です。

課題が「スキルのばらつき」であれば、スキルが不足しているメンバーに業務で使用するアプリケーション(Excelなど)のスキルアップトレーニングを受けさせることが「解決手段」かもしれません。「非効率なプロセス」が課題なのであれば、プロセスの見直しが「解決手段」になりそうです。

2019年11月20日開催「間違えた『業務改善』は今日からでも変えられる!~速攻コスト削減5つのDoセミナー~」

(※セミナー資料より)

業務改善の対象には幅広い範囲の業務課題が含まれますが、RPAによって解決できる課題はその中のほんのわずかなのです。

業務分析には、客観性のあるファクトデータが必要

業務の現状を知る方法の1つに「ヒアリング」があります。しかし実は、そのヒアリングが問題を生んでしまうことがあります。

ヒアリングして現場の意見を聞くと、主張の大きい人の意見が通ってしまいがちです。しかし、主張の大きさは問題の大小とは全く関係ありません。その結果、主張の大きい人の意見によって、本来必要ではないツールが導入されてしまうこともあります。

ヒアリングで現場の意見を知ることは重要です。ただし業務の現状を正しく知るためには、それだけではなく、実際の作業履歴のデータ、つまり、ファクトデータも同時に見る必要があります。

では、業務のファクトデータは、どのようにして得られるものでしょうか。その手段としてPCの操作を記録しているログデータの取得があります。ADDIX C&Sでは、ログデータから業務を可視化できる国内では希少なタスクマイニングツール「CICERO(シセロ)」を推奨しています。

業務をタスクレベルで可視化する「CICERO(シセロ)」

CICERO(シセロ)」は米国発の業務可視化ツールです。世界規模の大手金融機関ではデフォルトで全てのPCにインストールされており、必須の存在となっています。

(※セミナー資料より)

(※セミナー資料より)

CICEROをPCにインストールしておけば、業務アプリケーション単位で作業者のタスクの状況をデータ取得することができます。米国発ならではの、強固なセキュリティも備えています。

CICEROを活用した、業務改善の事例を2つご紹介します。

業務改善における「CICERO(シセロ)」活用事例

■事例1:RPAを入れればコストは削減できる?

業種:Web制作会社
対象部署:品質管理チーム
業務内容:サイト更新データが適正であるかチェック
与件:業務が増えて採用を検討。新規採用と業務効率化との、どちらがよりコストを削減できるか判断するよう、取締役から指示があった。

このケースではRPAが導入可能かどうか、まず繰り返しの作業を探しました。するとコピー&ペーストの作業が多い日が見つかりました。ヒアリングでも、繰り返しのコピー&ペーストが負担だ、という声が出ていました。

事例2:セミナー時の様子

調べてみると、毎月3回テキストツールのterapadから大量のコピー&ペーストを行う日があり、月にすると計約500回も作業が発生しています。

この作業をRPA化した場合、6倍の3000回の処理ができます。でも発生する作業は月に500回なわけです。さらに稼働は月に3日だけです。一方RPA導入には、場合によっては数百万円かかります。

今後も同様の業務がどんどん増えていき、よほどの収益増加が見込めるケースでなければ、RPAではない方法で改善を考えるべきでしょう。

■事例2:本当に改善すべき対象は?

業種:商社
対象部署:販売管理チーム4名
業務内容:さまざまな受注情報を基幹システムへ入力
与件:チーム内の連携がうまくいっていない状態。処理件数も期待値を下回っていた。
人員削減も可能で、削減してメンバーを一新することも含めて、業務の状況を調査したい。

メンバーの作業の状況を見るために、まず「アイドルタイム」を調べました。PCに向かっている時間に対する、何の操作も行っていない時間(アイドルタイム)の割合です。

事例2:セミナー時の様子

分析の結果、アイドルタイムの割合は、もっとも少ない人で10%、もっとも多い人で47%と、人によって大きな違いがありました。

さらにアプリケーションごとの使用時間の割合を調べると、アイドルタイムが47%の人はネット閲覧を数多くしていました。アイドルタイムはネットの閲覧によって発生していたわけです。では、この人が処理件数を下げている原因かも・・・?

ところがさらに細かく調べると、この人はネットを閲覧していても、他の人よりもダントツに多くの仕事を処理していることがわかったのです。

その人がどれだけの生産性で仕事をしているかを多角的な視点で調べないと、本当に改善が必要な人が見えてこないことがあります。ほとんどのセキュリティソフトではここまでの情報は得られませんが、CICEROでは見ることができます。

【まとめ】業務改善の成功は、多角的なデータから

業務改善では、自社が取り組むべき課題を見つけることがスタートになります。そのためには、現場メンバーへのヒアリングと共に、客観的なデータから現状を知ることが欠かせません。また、データをどの視点で分析をしていくかの軸を持っていないと、たまたま見つかった不適切な手順での作業者を犯人扱いして終了となったり、本来の業務改善からはどんどんはずれていってしまいます。

まずは客観的で多角的なデータから業務の現状を正しく知ることが、「業務改善」を成功させる第一歩だと言えるでしょう。

text/Keiko Matsumoto(ADDIX)

関連リンク

CICERO_logo

CICERO(シセロ)

PC1台単位からの行動分析レポートが見られる、業務可視化ツール
https://addixcs.co.jp/cicero/

記事やサービスについてお気軽にお問い合わせください。

は必須項目です。

お名前は必須項目です。

フリガナは必須項目です。

会社名は必須項目です。

メールアドレスは必須項目です。

お問い合わせ内容は必須項目です。

下記「個人情報の取扱いについて」に同意の上お問い合わせください

個人情報の取扱いについて

1.事業者の名称
 株式会社ADDIX

2.個人情報保護管理者
 経営企画室 室長

3.個人情報の利用目的
 お預かりした皆様の個人情報は次の目的のみに利用します。

  • • お問合せへのご対応
  • • 企業情報登録
  • • 弊社サービスのご案内

4.第三者への提供
 当社がお預かりした皆様の個人情報は以下の場合を除き、第三者への提供は行いません。

  • • ご本人の同意がある場合
  • • 法令に基づき情報の開示が要求される場合
  • • ご本人を含む第三者の生命、身体、財産の保護が必要であり、かつご本人の同意を得ることが困難な場合

5.個人情報の委託
 個人情報の取り扱いを外部に委託する場合は、当社が規定する個人情報管理基準を満たす企業を選定して委託を行い、適切な取り扱いが行われるよう監督します。

6.お問い合わせの回答に関して
情報のご提供は任意ですが必要な情報をご提供頂けない場合は、最適な回答ができないことがあります。

7.開示等の請求先

個人情報お問合わせ窓口担当
経営企画室 室長
TEL:03-6427-7621 FAX:03-6427-7622
電子メール:privacy@addix.co.jp

以上

上記「個人情報の取扱いについて」にご同意頂ける方は「同意する」を選択して進んでください。

お問い合わせ内容確認画面

お問い合わせ有難うございました。

この度は、BWRITEにお問い合わせいただき、誠に有難うございます。
内容を確認後、改めて担当者よりご連絡差し上げますので、今しばらくお待ちいただきますよう、お願い申し上げます。
※回答には2営業日程度お時間を頂戴する場合がございます。

RECOMMEND